A comunicação no trabalho do projeto é a cola que mantêm tudo e todos unidos. A falta de comunicação, ou a comunicação deficiente, é uma causa importante de conflitos e atrasos. Portanto, dedique muita atenção a ela antes de começar o trabalho do projeto.

Verifique consigo mesmo:

– quem precisa saber

– o que precisa saber

– quanto precisa saber

– com que freqüência deve ser informado

Estabeleça listas de circulação conforme a necessidade, mas evite gerar grandes volumes de papel que algumas pessoas jamais lerão. O foco de interesse em toda comunicação é você. Você deve decidir as regras básicas que vai impor a todos os envolvidos para obter um retorno imediato sobre a posição prevalecente no trabalho em progresso. O monitoramento e o acompanhamento eficazes do projeto dependem de uma boa comunicação na equipe, entre você e a equipe e seus principais interessados. Você precisa um retorno imediato sobre:

– progressos atuais das tarefas em atividade;

– problemas encontrados em relação ao trabalho;

– problemas antecipados em relação ao trabalho esperando para ser feito;

– dificuldades técnicas encontradas.

A prestação de contas em um ambiente de projeto requer que você tenha um conhecimento contínuo do que está acontecendo e o que deve acontecer em seguida. Identifique prontamente todos os problemas que interfiram nos progressos. Você deve ser imediatamente alertado de mudanças potenciais no plano que sejam notadas como resultado dos trabalhos em andamento. Estabeleça as regras básicas para um sistema de alerta imediato, isso pode evitar que grande parte do trabalho seja refeita e reduzir o risco de precisar re-planejar, causando atrasos ao projeto. Aprove as regras básicas com sua equipe de modo que todos concordem que não lhes será pedido para fazer coisas que considerem desnecessárias. Enfatize que pretende adotar uma política de “portas abertas”, mesmo que seu escritório não tenha porta!. Você deseja sempre ter tempo para discutir as dificuldades e oferecer ajuda e orientação.

Sua política de portas abertas significa que você:

– Está sempre pronto para ouvir as preocupações e dificuldades ligadas ao cumprimento dos prazos do cronograma.

–  Quer relatórios regulares verbais, assim como relatórios documentados dos progressos do projeto.

– Quer ser informado imediatamente de quaisquer riscos identificados.

– Precisa que lhe digam se alguém prevê a ocorrência de um problema ou risco, por mais triviais que pareçam ser.

Trabalhe com sua equipe para criar um clima para a troca de informações com regularidade no interesse do aprimoramento contínuo. Avalie o desempenho, não para atribuir culpas quando as coisas não ocorram de acordo com o planejado, mas para aprender e melhorar o desempenho.

Procure manter todos motivados em atingir os objetivos do projeto no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade desejada pelo cliente.