O que são Stakeholders?
Em um projeto, os stakeholders são indivíduos, grupos ou organizações que têm interesse ou são afetados pelas atividades e resultados do projeto. Eles podem influenciar ou ser influenciados pelas decisões tomadas ao longo do desenvolvimento. Isso inclui desde membros da equipe interna até clientes, fornecedores, investidores e até a comunidade onde o projeto é implementado.
Esses stakeholders se dividem em internos e externos. Os internos são aqueles que estão dentro da organização, como funcionários, gerentes e acionistas, que participam diretamente das operações do projeto. Os externos são aqueles que estão fora da organização, como clientes, fornecedores, parceiros comerciais, autoridades governamentais e o público em geral, que têm interesse nos resultados ou no impacto do projeto.
Identificar os stakeholders é fundamental porque permite ao gerente de projeto entender quem são os principais interessados e como eles podem afetar ou ser afetados pelo projeto. Com essa compreensão, é possível antecipar suas necessidades e expectativas, garantindo que sejam consideradas no planejamento e execução. Isso ajuda a construir relacionamentos positivos, minimizar resistências e aumentar o suporte ao projeto.
A falta de identificação dos stakeholders pode levar a riscos significativos. Interessados não reconhecidos podem surgir inesperadamente, exigindo mudanças que podem atrasar o projeto ou aumentar os custos. Cuidado! Não considerar as necessidades dos stakeholders importantes pode resultar em falta de apoio, conflitos ou até mesmo no fracasso do projeto.
Você precisa saber que identificar e gerenciar os stakeholders é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Ao entender quem são os interessados e como se relacionam com o projeto, é possível desenvolver estratégias de engajamento eficazes, melhorar a comunicação e assegurar que os objetivos do projeto estejam alinhados com as expectativas de todos os envolvidos.
Qual é o impacto dos Stakeholders em um projeto?
O impacto dos stakeholders em um projeto é profundo e multifacetado, pois eles podem influenciar tanto o sucesso quanto o fracasso do projeto. Destacar sua influência e gerenciá-los adequadamente é fundamental para alcançar os objetivos desejados, minimizar riscos e maximizar o valor entregue. Lembre-se: o sucesso do projeto não depende apenas de um bom planejamento interno, mas também da capacidade de envolver e satisfazer aqueles que têm interesse nele.
A seguir, estão alguns pontos importantes a serem destacados sobre o impacto que os stakeholders podem ter em um projeto:
- Influência na definição de objetivos e escopo: Stakeholders importantes, como clientes ou patrocinadores, têm um papel central na definição dos objetivos do projeto. Suas expectativas moldam o escopo e os resultados desejados. Quando os objetivos dos stakeholders são bem compreendidos e integrados ao planejamento, o projeto tem mais chances de ser bem-sucedido. No entanto, expectativas mal gerenciadas podem levar a mudanças no escopo, conhecidas como “scope creep”, o que pode desestabilizar a equipe e o cronograma.
- Poder de decisão e recursos: Alguns stakeholders, como gerentes seniores ou investidores, podem ter controle sobre a alocação de recursos, como orçamento e pessoal. Um bom relacionamento com esses stakeholders pode resultar em um maior comprometimento de recursos e apoio, enquanto a falta de envolvimento pode limitar o acesso a esses recursos cruciais, prejudicando o progresso do projeto.
- Resistência ou apoio ao projeto: Stakeholders podem ser defensores ou opositores de um projeto, dependendo de como ele impacta seus interesses. O apoio ativo de stakeholders influentes pode acelerar o progresso e garantir o sucesso, ao passo que a resistência pode criar obstáculos significativos, gerando atrasos e conflitos. Por isso, é fundamental identificar possíveis opositores e desenvolver estratégias para mitigar a resistência, envolvendo-os de maneira adequada desde o início.
- Impacto na motivação da equipe: O engajamento de stakeholders afeta diretamente a motivação e o desempenho da equipe do projeto. Quando há comunicação clara e um relacionamento colaborativo, a equipe se sente mais alinhada com os objetivos e comprometida com a execução. Por outro lado, quando há conflitos ou interferências constantes de stakeholders, a moral pode cair, prejudicando o desempenho e a qualidade do trabalho entregue.
- Influência sobre os resultados finais: A satisfação dos stakeholders, especialmente dos clientes ou usuários finais, é um indicador chave do sucesso do projeto. Mesmo que um projeto seja entregue dentro do prazo e orçamento, ele pode ser considerado um fracasso se não atender às expectativas dos principais interessados. Portanto, gerenciar as expectativas ao longo do projeto e garantir que os stakeholders estejam informados sobre o progresso e decisões críticas é essencial para garantir a aprovação e a satisfação no final.
Tipos de Stakeholders
Podemos classificar os stakeholders de um projeto em diferentes categorias, com base em seu nível de influência, interesse e relacionamento com o projeto. Aqui estão as principais classificações que podemos encontrar:
Stakeholders Internos
Equipe do Projeto: Inclui o gerente de projeto e todos os membros da equipe que trabalham diretamente nas atividades do projeto.
Alta Administração: Diretores, executivos e gerentes seniores que patrocinam ou supervisionam o projeto dentro da organização.
Departamentos Internos: Outras áreas funcionais da empresa, como TI, RH, Finanças e Marketing, que podem ser afetadas pelo projeto ou fornecer suporte.
Stakeholders Externos
Clientes ou Usuários Finais: Pessoas ou organizações que utilizarão os resultados ou produtos do projeto.
Fornecedores e Parceiros: Empresas ou indivíduos que fornecem bens, serviços ou recursos necessários para a execução do projeto.
Investidores e Acionistas: Aqueles que têm interesse financeiro no sucesso do projeto e podem influenciar decisões estratégicas.
Governo e Órgãos Reguladores: Entidades que estabelecem leis, regulamentos e normas que o projeto deve cumprir.
Comunidade Local: Grupos ou indivíduos na área onde o projeto é implementado, que podem ser afetados social ou ambientalmente.
Organizações Não Governamentais (ONGs): Grupos que podem ter interesse nos impactos sociais, ambientais ou econômicos do projeto.
Stakeholders Primários e Secundários
Primários: Aqueles diretamente impactados pelas atividades do projeto, como clientes e equipe do projeto.
Secundários: Aqueles que têm um interesse indireto ou impacto menos imediato, como a comunidade em geral ou grupos de interesse específicos.
Stakeholders Diretos e Indiretos
Diretos: Envolvidos nas operações diárias do projeto ou afetados imediatamente por suas entregas.
Indiretos: Não participam ativamente, mas podem ser afetados pelos resultados ou mudanças decorrentes do projeto.
Stakeholders Chave (Key Stakeholders)
São aqueles com alto nível de poder e interesse no projeto. Sua influência pode determinar o sucesso ou fracasso do projeto. Exemplos incluem patrocinadores, principais clientes e reguladores críticos.
Stakeholders Positivos e Negativos
Positivos: Aqueles que apoiam sobre o projeto e desejam seu sucesso.
Negativos: Aqueles que podem se opor ao projeto ou vê-lo como uma ameaça aos seus interesses.
Stakeholders Operacionais e Estratégicos
Operacionais: Envolvidos nas atividades diárias e na execução do projeto.
Estratégicos: Interessados nos impactos de longo prazo e na direção estratégica que o projeto representa.
Stakeholders Funcionais
Departamentos ou unidades organizacionais com funções específicas que podem ser afetadas ou influenciar o projeto, como jurídico, compliance, segurança da informação, entre outros.
Stakeholders Geográficos
Locais: Aqueles situados na mesma área geográfica do projeto.
Regionais/Nacionais/Internacionais: Dependendo do alcance do projeto, podem incluir stakeholders em diferentes regiões ou países.
Stakeholders Internos aos Fornecedores ou Clientes
Equipes ou departamentos dentro das organizações de fornecedores ou clientes que interagem com o projeto, influenciando prazos, entregas e requisitos.
Ao entender e classificar os stakeholders, o gerente de projeto pode criar um plano de gestão de stakeholders personalizado, garantindo que todos os interessados sejam considerados e que suas necessidades sejam abordadas de maneira apropriada ao longo do ciclo de vida do projeto. Essencialmente precisaremos disso para:
- Gerenciamento Eficaz: Permite desenvolver estratégias de comunicação e engajamento adequadas para cada grupo, aumentando a colaboração e reduzindo resistências.
- Alocação de Recursos: Ajuda a priorizar esforços e recursos para gerenciar stakeholders com maior influência ou interesse no projeto.
- Mitigação de Riscos: Identifica potenciais opositores ou desafios que podem afetar o projeto, permitindo ações preventivas.
- Alinhamento de Expectativas: Facilita o entendimento das necessidades e expectativas de diferentes stakeholders, aumentando a satisfação geral com os resultados do projeto.
Como identificar Stakeholders na Gestão de Projetos?
Agora que você já sabe quais são os tipos de stakeholders, vou sugerir um guia para Identificá-los. embora não seja uma tarefa fácil, esse processo não faz parte somente do início do projeto, muitos deles aparecerão mais tarde. Todos os Gerentes de Projetos devem verificar a lista de stakeholders durante todo o projeto.
A importância relativa de cada um deles pode mudar com o tempo e nas etapas do projeto.
Se você deixar de reconhecer ou de cooperar com algum interessado, poderá se expor para um sério risco. Esse interessado pode forçar opiniões ou mudanças em seus planos num momento em que talvez possa ser menos conveniente para você, e prejudicar o progresso. Você é o gerente do projeto e deve estabelecer as regras básicas desde o início. A má gestão dos interessados pode levar ao caos e à desmotivação da sua equipe.
Veja a lista a seguir com as sugestões para a identificação e ações posteriores dos possíveis stakeholders:
1 – Reconheça quais são os principais interessados
2 – Divida a lista em stakeholders internos e externos
3 – Procure o que precisa saber de cada um deles
4 – Pense onde e como é possível conseguir essas informações
5 – Colete e organize as informações de cada um:
- Qual é exatamente o interesse dele?
- Por que está interessado?
- O que espera do projeto?
- De que maneira o projeto o afetará?
- Em que medida ele pode contribuir com experiência e conhecimentos valiosos?
- Quais são os pontos fortes e fracos dele?
- Qual sua autoridade, seu grado de poder e de interesse?
- Está a favor do projeto?
- O projeto vai interferir nas operações dele?
- Ele poderia prejudicar seriamente ou bloquear o avanço do projeto?
- Há algum antecedente em projetos anteriores?
6 – Assuma a responsabilidade pessoal de gerenciar os principais interessados.
7 – verifique e atualize a lista regularmente
8 – Distribua a lista para todos os interessados, para mostrar que reconhece o interesse deles.
9 – Mantenha-os informados dos progressos
10 – Envolva-os em suas decisões quando for preciso.
11 – Use os conhecimentos técnicos e a experiência deles no projeto.
Uma dica importante, algumas vezes as pessoas não falam que não estão a favor do projeto pois têm interesses ocultos. Utilize os sinais da comunicação não verbal para detectar essas situações ou esteja preparado para alguma surpresa no seu projeto.
Conclusões
Os stakeholders são fundamentais para o sucesso de qualquer projeto, pois eles representam todos os indivíduos, grupos ou organizações que têm interesse ou são afetados pelos resultados. Identificá-los e entendê-los desde o início permite que o gerente de projeto alinhe as expectativas, aproveite recursos valiosos e antecipe potenciais riscos. A influência dos stakeholders pode ser tanto positiva quanto negativa, afetando diretamente a direção, as decisões críticas e a aceitação do projeto.
Portanto, a gestão proativa dos stakeholders não é apenas uma tarefa inicial, mas um processo contínuo que impacta em todas as fases do projeto. Ao estabelecer relacionamentos sólidos e manter uma comunicação transparente, os gerentes de projeto podem minimizar obstáculos, maximizar o apoio e aumentar significativamente as chances de atingir os objetivos propostos com sucesso.
E falando principalmente de pessoas, sugiro que complemente esta matéria com a leitura do artigo: Pessoas, foco principal na integração de Projetos e Processos.