Simplificando e entendendo Projetos Complexos
A complexidade de um projeto é caracterizada pela combinação de alguns fatores, tais como:
- Escopo integrado por vários e diversificados componentes;
- Cronograma de longo prazo;
- Identificação de um número significativo de variações de escopo;
- Altos custos envolvidos;
- Denso plano de riscos a ser gerenciado (muitas variáveis e incertezas);
- Diversidade de culturas a serem observadas pelo plano de comunicações;
- Intensidade e criticidade das aquisições incluídas na estrutura de fornecimento.
Diante desse cenário, o gerente do projeto, além de seguir as melhores práticas, ferramentas e técnicas recomendadas pelos padrões internacionais de gerenciamento de projetos, deve ser fiel ao princípio K.I.S.S. … isso mesmo! KISS – o acrônimo bem-humorado da expressão “Keep It Simple, Stupid”. Torná-lo simples não significa “queimar etapas” ou desconsiderar stakeholders mais distantes ou, até mesmo, desmerecer a documentação.
Pelo contrário, cada um desses processos deve ser cuidadosamente trabalhado. O modelo de integração deve ser desenhado e estabelecido desde a fase inicial do projeto. Planejamento, monitoramento e controle são as palavras de ordem. Os fatores críticos de sucesso encontram-se, principalmente, na existência de um forte patrocínio, na definição clara de perfis e responsabilidades e na atuação de um PMO (Project Management Office) consistente.
O PMO bem estruturado e atuante instrumentaliza o gerenciamento, contribuindo para a redução da complexidade dos projetos. Mas, sobretudo, o “grande segredo” está na definição das entregas. Em projetos complexos, o nível de granularidade das entregas é fundamental: defina pequenas entregas e … entregue cada uma delas. Estabeleça com clareza, e obtenha consenso, quais serão os critérios para avaliar o sucesso do projeto.
Defina as métricas de controle por área de conhecimento e quais serão os critérios para caracterizar se a etapa está completa. Defina o nível da estrutura organizacional do projeto para o qual serão escaladas as decisões sobre questões do projeto. Busque oportunidades, inove, seja bem-sucedido e não esqueça as quatro letrinhas … K.I.S.S.
