O que não aprendemos com o PMBOK® Guide?, é simples: não aprendemos a ser um bom gerente de projetos. É verdade que se aprendem muitas técnicas e procedimentos, mas a aplicação de todas elas não prepara ao profissional para ser efetivo. Qual é o problema? O Guia PMBOK®, assim como as diferentes metodologias para o gerenciamento de projetos procuram somente um objetivo: entregar projetos. Mas a excelência está em manter presentes outros objetivos igualmente importantes:
§ Criar uma equipe efetiva: Por definição todo projeto tem um fim. Enquanto estamos focados na execução de um projeto é importante pensar que depois virão outros. O que hoje fazemos para funcionar melhor como equipe dará seus frutos hoje e no futuro.
§ Gerar confiança: Não importa se está liderando um projeto como funcionário ou como consultor, sempre terá alguém avaliando não somente os resultados senão também qual foi o caminho seguido para atingir eles.
§ Aprender: Se quando finalizar um projeto algum membro da equipe não é capaz de dizer: “aprendi tal ou qual coisa”, como gerente de projetos você deve avaliar o feito e guardá-lo na gaveta de “fracassos”. Sem aprendizagem não existem desafios, não tem emoção nem paixão. É importante que cada membro da equipe sinta que ele ganhou alguma coisa depois de trabalhar arduamente.
Não existe documento ou técnica na educação formal que ofereça ferramentas para conseguir estes objetivos. Os bons gerentes de projetos aprenderam da experiência, dos erros cometidos e dos êxitos alcançados. A excelência não está nos procedimentos, senão em manter as seguintes premissas e aplicá-las no dia-a-dia:
Entender que a equipe de projetos está formada por pessoas
Sem importar o tipo de projeto no qual estão trabalhando, o 99,99% das vezes será um trabalho de equipe. É importante não ver aos membros das equipes como analistas, programadores, gerentes, engenheiros, contadores, etc. senão como seres humanos com objetivos, habilidades, debilidades, personalidades, família e motivações. Tendo claro que são também seres humanos como nós, será mais simples poder entender a perspectiva com a qual a equipe interpreta as tarefas que devem realizar para atingir o objetivo do projeto. Compreendendo os pontos de vista das outras pessoas, será mais simples a comunicação com eles, como também apoiá-los para que sejam efetivos em seu trabalho.
Planejar as mudanças
Por definição cada projeto é um empreendimento com características únicas. Mas nunca podemos predizer o que acontecerá exatamente. É verdade que se necessita planejamento, mas isso não significa preparar um diagrama de Gantt inflexível, com probabilidade de se tornar inútil na metade do projeto ao invés de mostrar a realidade. O mais provável é que durante a execução do projeto algumas prioridades mudem, os requerimentos variem, existam mudanças de recursos ou orçamento. O gerente de projetos deve estar preparado para estes cenários e apoiar para que qualquer mudança seja mais facilmente assimilada pela equipe.
Nada existe se não se diz
Um gerente de projetos que não passa a maior parte do seu tempo se comunicando, não está fazendo bem seu trabalho. Quando a informação não se transmite, simplesmente não existe ou é inútil. É responsabilidade de cada membro da equipe ter a informação disponível. Se comunicar não é somente ser o emissor, o gerente de projetos deve também ser o receptor das opiniões da equipe para conhecer outras perspectivas sobre o andamento do projeto.
É no balanço entre os procedimentos técnicos do gerenciamento de projetos e a inclusão de outros objetivos além do simples cumprimento do objetivo do projeto, o que diferencia a um gerente de projetos de um gerente de projetos efetivo.
O que vocês estão fazendo para serem realmente efetivos?
