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Indicadores e KPIs, por que você necessita deles?

Por Maria Angélica Castellani

Monitorar e controlar projetos tal vez tenha se tornado um dos trabalhos mais difíceis e desafiadores para um Gerente de Projetos nos últimos anos.

Monitorar e Controlar estão juntos e muitas vezes é difícil diferenciá-los. Trata-se do processo de acompanhamento, revisão e ajuste do processo para atender aos objetivos de desempenho definidos no planejamento. Onde é necessário realizar a coleta, a medição e a disseminação de informações de desempenho, para depois avaliar as medições e as tendências para efetuar as correções ou melhorias necessárias.

Ou seja, Monitorar significa coletar e analisar a informação, e Controlar significa tomar as decisões corretas e apropriadas.

Monitorar e controlar passaram a ser muito importantes nos últimos anos porque os projetos estão se tornando cada vez mais complexos. Os projetos tradicionais que nós, ou eu particularmente estava acostumada a trabalhar , tinham entre 6 e 24 meses, não eram esperadas mudanças nas hipóteses ao longo do projeto. A tecnologia era conhecida, os stakeholders eram poucos e os mais importantes, permaneciam até o final do projeto.

O que foi que mudou? Por que os projetos são cada vez mais complexos? Eis aqui algumas considerações:

  • Porque as hipóteses mudam ao longo do projeto.
  • Porque a tecnologia utilizada poderá mudar também.
  • Porque as pessoas que aprovaram o projeto, possivelmente não estarão no final, e você terá novos e diferentes stakeholders.
  • Porque o escopo poderá mudar várias vezes.
  • Porque o objetivo do projeto, também, poderá mudar várias vezes.

Como você organiza um plano e controla um objetivo em constantes mudanças?

Você deverá aprender a utilizar novos recursos para que sua gestão de monitoramento e controle seja mais eficiente.

É aqui que se percebe a importância cada vez maior da utilização de indicadores e KPIs para o acompanhamento dos projetos e processos. Para você ter a informação certa no momento certo. Para que você possa tomar as decisões que correspondam e que estas sejam as mais corretas possíveis. Para que você possa decidir mais rapidamente.

Estamos acostumados ou fomos educados para controlar tempo e custo, e temos técnicas para fazer isso. Mas hoje não é suficiente como controle. Devemos ir além do Earned Value.

Tempo e custo sozinhos não podem prever sucesso ou fracasso, portanto outras métricas são necessárias.

Precisará de métricas adicionais que permitam descobrir os erros, antes que esses levem para outros erros. Portanto, métricas, indicadores e KPIs são cada vez mais necessários e relevantes na gestão de projetos.

Você precisa aprender a identificar o que medir, como medir, como mostrar, como comunicar. E isso se aprende na prática e com método.

Método é uma palavra que vem do grego. É a soma das palavras META e HODOS. Hodós significa caminho. Portanto método significa caminho para a meta. Podemos deduzir que método consiste em conhecer o caminho das pedras que nos permitirá poupar tempo de aprendizado para obter resultados efetivos mais rapidamente.

Recentemente elaboramos um e-book para você entender melhor como um método representa uma grande ajuda para iniciar nos primeiros passos na Gestão por Indicadores. Esse e-book é gratuito e está disponível para download aqui:

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Próximo webinar gratuito: O Impacto da Estratégia e da Governança Corporativa no PMO. Não falte!  22-06 às 20h (1 PDU Liderança).

Sobre o Autor

Maria-Angelica-CastellaniMaria Angélica Castellani, PMP, CSM, CSD. Formada em Computação Científica pela Universidade Nacional de La Plata, Argentina, com MBA em Gerenciamento de Projetos e MBA em Negócios Internacionais, ambas pela FGV. Especialista em Change Management e em Gestão Estratégica do Conhecimento. Atua há mais de 20 anos em gerenciamento de projetos, melhoria de processos e implantação de PMO. É sócia diretora da empresa FIXE Consulting & Training desde 1999. Palestrante nacional e internacional (Mercosul). Professora de Gestão de Projetos em várias Instituições. Gerente Voluntária do Programa da Revista Eletrônica do PMI-SP (e-news), desde 2008. Co-autora do Livro Gestão de Projetos: Teoria, Prática e Tendências da Editora Elsevier, 2014.

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