É um grande desafio implantar o processo de documentação de Lições Aprendidas na organização. Alterações de antigos costumes por novas práticas geram resistências. Porém, a visão sobre a importância do capital do conhecimento para a organização está mudando, isto é, o devido valor está sendo reconhecido a cada dia.
Para que se obtenha sucesso nesta implantação, deverão ser traçadas estratégias, e planejados passos como:
- Conscientizar os membros da organização
Os fatores relatados para justificar o não registro de Lições Aprendidas referem-se principalmente a falta de tempo, porém envolve na realidade a descrença e também o desconhecimento das vantagens proporcionadas pelo compartilhamento destas informações.
Aos membros da organização deverão ser apresentadas as vantagens de se poder ter acesso aos exemplos vivenciados em situações e momentos diversos.
O ganho que se tem está diretamente associado ao gerenciamento de riscos do projeto. Evita-se o aumento de custo desnecessário com retrabalho, má qualidade, e atrasos nas entregas, por exemplo.
- Coletar e registrar as experiências
Considerada uma tarefa que requer grande esforço, as organizações tendem a não documentar suas experiências vividas ao longo do ciclo de vida dos projetos por elas gerenciados.
Lançar mão de métodos fáceis para capturar este conhecimento é essencial para a aceitação desta prática. Orientar para que sejam documentados itens relevantes, organizados em assuntos de interesse da organização, por tipos de projeto, por áreas de conhecimento.
- Analisar sucessos e fracassos
Avaliar o que deu errado e porque, ou que ações contribuíram para bons resultados, fará com que se possa entender o contexto em que estão inseridos os registros, e adotar o que for aplicável, gerando melhorias no processo como um todo para os projetos e consequentemente para a organização.
- Disseminar o conhecimento
Este conhecimento envolve não somente as más como também as boas práticas aplicadas anteriormente. Não basta registrá-las, deverão ser disseminadas, evitando-se o desperdício de tempo com soluções já encontradas.
Divulgar, tornar público trará benefícios aos membros da organização. Porém é importante priorizar, direcionar a informação de acordo com os interesses de cada grupo, ou através de solicitações específicas.
- Manter atualizados os registros
A disponibilidade de informações deverá ser constante e as atualizações seguirão as ocorrências.
Gerenciar Lições Aprendidas requer antes de tudo patrocínio, depende de apoio de instâncias superiores, diretrizes bem delineadas, participação, motivação, enfim o envolvimento e comprometimento de todos.
