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Controlando as Mudanças no Projeto

O controle das mudanças é um processo pelo qual são identificadas, avaliadas e aprovadas ou rejeitadas mudanças no custo, no cronograma ou nos benefícios.

Você já teve mudanças no seu projeto?

Com certeza deverá lidar com mudanças, pois elas acontecem em qualquer projeto e deverá controlar elas, antes que elas controlem você.

Por mais cuidado que se tenha no planejamento é certo que alguns aspectos do problema produzirão surpresas inesperadas. Poucos projetos terminam exatamente conforme o planejado.

Cronogramas e orçamentos rígidos raramente funcionam e, uma vez que as mudanças são inevitáveis, controlar seu impacto é um aspecto importante no gerenciamento de um projeto.

Uma mudança descontrolada pode afundar seu projeto. Mudanças menores aparecem durante o monitoramento eficaz e são controladas por uma reação imediata e pela aplicação de medidas corretivas. As mudanças importantes são muito mais graves e requerem uma investigação mais profunda antes de permitir sua implementação. Essas mudanças podem vir de qualquer lugar. Um cliente ou usuário final pode solicitar uma mudança por causa de mudanças em suas necessidades ou no ambiente em que opera. Um problema técnico grave pode indicar uma mudança importante, obrigando a um replanejamento do projeto e modificando os objetivos.

Toda mudança que possa criar uma atividade de replanejamento e afetar o prazo total do projeto conforme foi programado deve ser controlada de modo formal. Entre os elementos básicos do controle das mudanças a serem considerados, podemos mencionar:

– a fonte da solicitação da mudança

– os benefícios de fazer a mudança

– as conseqüências de não fazer nada nesse momento

– o impacto do custo de fazer a mudança e as conseqüências sobre o orçamento operacional

– as conseqüências sobre as restrições do projeto

– o efeito sobre as necessidades de recursos

– se haverá um aumento ou uma diminuição nos riscos do projeto

– as conseqüências sobre os objetivos e o escopo do projeto

As mudanças importantes podem ter um efeito desmotivador sobre a equipe, a menos que seja algo que todos consideram  necessário conforme os interesse do projeto.

O cliente e o patrocinador devem aprovar todas as mudanças importantes antes de tomar providências para replanejar. Na maioria das situações, é necessário algum trabalho para examinar soluções alternativas e seu impacto sobre o cronograma antes de se chegar a um acordo com o cliente.

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1 comentário em “Controlando as Mudanças no Projeto”

  1. Muito pertinente este post.

    Acredito que a flexibilidade, assim como a tomada de decisões eficazes são a alma do controle do projeto. Mas tudo isso deve ser feito de maneira racional e avaliando todos os impactos do projeto e não sair aceitando as mudanças apenas para agradar os stakeholders.

    Tive muitos problemas quando coordenava projetos de automação industrial, pois os clientes muitas vezes queriam mudanças, que para eles pareciam simples, mas para nós eram significativas, e não queriam que o prazo do projeto fosse ampliado nem em um dia a mais sequer.

    Resultado, pela política da empresa de satisfação dos clientes e devido a concorrência altíssima no mercado, realizávamos essas “pequenas” mudanças e alterações em regime de maratona, com muitas horas extras da equipe, pois cada alteração tinha de ser submetida a testes de qualidade, adaptação da documentação (diagramas e manuais) além da validação.

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