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O Desafio da Integração nos Projetos

Fixe Gestão de Projetos

Por Paulo Mei 

Olá, como vai? Você sabe quais as integrações presentes internamente em todos os projetos e as conexões necessárias com o ambiente externo para que ele dê certo e gere os resultados esperados?

Todo projeto possui natureza integradora. Os processos e atividades pertinentes à gestão do projeto e à construção ou desenvolvimento do produto ou serviço precisam ser integrados para que tudo aconteça como planejado, mas também o projeto precisa se conectar com o universo que o rodeia e no qual o produto deverá funcionar ou acontecer para gerar um resultado.

A seguir iremos analisar as principais conexões que devem estar presentes nos projetos e como o gerente do projeto pode e deve se organizar para garantir que essas integrações aconteçam e colaborem com os bons resultados.

Internamente ao projeto, todas as áreas de conhecimento devem estar perfeitamente conectadas para produzirem os resultados esperados quanto a entregar um produto ou serviço, de forma eficiente. É preciso integrar os custos dos diferentes recursos às tarefas para que o projeto seja executado dentro do orçamento. Os diferentes recursos devem estar conectados entre si equilibrando qualidade e quantidade. O cronograma de execução deve ser coerente com os recursos disponíveis para garantir que o prazo seja cumprido, organizando um conjunto ideal de tarefas que produzirão as entregas, mas também as diferentes entregas precisam se integrar para finalizarmos o projeto. Para que o ambiente seja agradável, é preciso integrar as pessoas, tanto os recursos humanos próprios quanto os terceirizados, para que ajam como um time e extraiam o máximo de suas especialidades. Os padrões de qualidade precisam estar em acordo com os recursos e com as qualificações dos profissionais, mas também em equilíbrio com a necessidade dos stakeholders. Os riscos relativos a produção das entregas na qualidade, prazo e custo esperados, precisam também estar em acordo com os recursos e fornecedores disponíveis, mas também com o perfil de risco dos interessados e patrocinadores do projeto. Por fim, toda a comunicação deve ser pensada de forma interligada, para que contribua com todas as outras integrações citadas e mantenha algum nível de conforto e segurança entre os interessados.

Integração entre as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos. 

No que diz respeito aos 47 processos de gerenciamento de projetos, a interligação é feita pelos processos da área de conhecimento integração. São seis processos que, cada um a seu tempo no ciclo de vida, procuram aglutinar os demais 41 processos, servindo como um fio condutor que levam à execução do início ao fim do projeto. Assim, na iniciação, o processo Desenvolver o Termo de Aberturaalém de promover abertura formal do projeto garante que o processo Identificar as Partes Interessadas seja executado o mais cedo possível. No planejamento, o processo Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto organiza todos os outros 23 processos de planejamento de todas as áreas de conhecimento. Na execução, os processos Orientar e Gerenciar o Trabalho do projeto e Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto, organizam respectivamente os 8 processos de execução e os 11 processos de controle. E no encerramento o processo Encerrar o Projeto ou Fase promove o fechamento formal do projeto além de garantir que os contratos com os fornecedores sejam encerrados.

 

Integração entre os processos de gerenciamento de projeto

Quero fazer um destaque especial para o processo Realizar o Controle Integrado de Mudanças, da área de conhecimento integração. Esse processo por si só já representa uma importante integração que todo gerente de projetos deve se atentar, garantindo que todas as mudanças sejam analisadas, tratadas e executadas, quando aprovadas, de forma integrada, incluindo no projeto TODOS os impactos decorrentes das mudanças.

 

Integração dos impactos decorrentes das mudanças

Apesar de representarem uma das áreas de conhecimento da gestão de projetos, segundo o Guia PMBOK®, quero chamar a atenção para a integração do projeto com os stakeholders ou partes interessadas. Stakeholders são as pessoas ou organizações que, com seus desejos e necessidades, podem influenciar ou serem influenciadas pelo projeto, podendo essa influencia ser positiva ou negativa, e em maior ou menor grau, dependendo do nível de interesse e relacionamento com o projeto ou com seus resultados. Costumo relacionar como stakeholders apenas as pessoas e organizações externas ao projeto e, portanto, longe do domínio ou administração do gerente de projetos, tendo como exemplos clássicos os clientes, patrocinadores, usuários, comunidades afetadas, governo, etc. Nesse entendimento, amplio esse grupo incluindo outras influências externas como condições climáticas, economia, câmbio etc. Como todo projeto tanto influencia, como também sofre influências externas, a integração com esses indivíduos, grupos, organizações e outras fontes de influência é imprescindível para o bom andamento do projeto.

Integração do projeto com os stakeholders e outras influências externas

Muitos projetos são demandados pela operação, solicitando mudanças, ampliações, melhorias de processos, substituições de máquinas e equipamentos, inclusão ou exclusão de funcionalidades nos produtos existentes, e tudo o mais que seja necessário para manter, melhorar ou ampliar aquilo que a organização já faz, cumprindo com os objetivos operacionais da estratégia organizacional.

 

Integração do projeto com a operação

Todo projeto faz parte de uma ou mais organizações, por isso deve ser integrado a ela, respeitando as regras vigentes, os processos e as estruturas organizacionais. Mas os projetos também representam uma excelente fonte de aprendizado, promovendo mudanças organizacionais que visam melhorar os processos e adequar as estruturas para beneficiar a gestão de projetos e a implantação das estratégias.

 

Integração do projeto ao ambiente e processos organizacionais

Todas essas integrações são fundamentais, mas talvez a mais importante seja a que diz respeito ao negócio, interligando o projeto aos objetivos organizacionais. Tenho insistido bastante nesse assunto, muitas vezes relegado na literatura e só recentemente tratado pelo PMI®, ainda assim muito timidamente. A minha opinião é que não deveria existir projetos sem um firme propósito de cumprir com algum direcionamento estratégico, gerando os resultados e mudanças planejadas para as orientações de curto, médio e logo prazos.

 

Integração do projeto com os negócios

Nos projetos, a soma das partes deve representar o todo, ajustando-se perfeitamente na execução. Caso a integração não aconteça, divergências e incongruências irão aparecer mais cedo ou mais tarde, tornando o dia a dia dos gerentes de projetos mais difícil e a satisfação dos interessados cada vez mais distante.

E seus projetos, como são? Os planos são integrados ou integrar pra você é meramente juntar documentos desconexos em uma pasta de arquivos? A existência de projetos na sua organização é algo natural ou está mais para uma pedra no sapato dos gerentes operacionais? Tenho certeza que ao criar o plano de projeto de cada área de conhecimento, todo bom gerente de projetos move todos os seus esforços para fazer o melhor possível nos diferentes documentos. Mas a ideia de juntar as melhores partes para se obter algo supremo ou de melhor qualidade não é nova, pois já foi abordada por Mary Shelley em seu romance Frankenstein, escrito entre 1816 e 1817 na Inglaterra e considerado a primeira obra de ficção científica da história.

Compartilhe com a gente, no espaço abaixo, situações vividas por você em seus projetos por causa da falta de integração, ou simplesmente deixe sua opinião sobre esse assunto. Suas impressões irão contribuir para ampliarmos essa discussão e melhorarmos a gestão de projetos.

Bons Projetos!

Sobre o autor

Foto Paulo Mei - Baixa ResoluçãoPaulo Mei, MBA, PMP. Consultor, instrutor e professor em gestão de projetos e portfólios, além de membro da diretoria do PMI de São Paulo atuando no Conselho de Governança. Graduado em Administração de Empresas com ênfase em finanças, MBA pela FAAP e mestrando em Empreendedorismo pela FEA/USP. Foi responsável nos últimos vinte anos por grandes projetos no Brasil e no exterior (projetos offshore) e pela implantação de Escritórios de Projetos para empresas de vários segmentos.

É autor dos livros Gerenciamento da Integração em Projetos (Elsevier; 2013) e PM Mind Map® – A gestão descomplicada de projetos (Brasport; 2015).

Contato: paulomei@paulomei.com.br ou contato@pmmindmap.com.br

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