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Erros mais comuns em gestão de projetos

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Erros mais comuns em gestão de projetos

Somos humanos e, por isso, suscetíveis a erros.  Principalmente em um complexo contexto como as organizações ou mais precisamente os projetos. Mas há erros e erros não é mesmo? Portanto você não pode cometer nenhum desses erros mais comuns em gestão de projetos, que fazem você parecer um amador.

Não se trata de nenhuma grande descoberta, e muito menos um segredo impenetrável. Na verdade, os erros mais comuns em gestão de projetos que vamos tratar aqui são bastante conhecidos. Mas infelizmente ainda muito cometidos mesmo por profissionais experientes.

Mas não por você, é claro, que acompanha esse blog e meus artigos e, com certeza, irá ler esse artigo apenas para relembrar.

Fraco desempenho da Gestão de Projetos

Venho comentado há alguns meses o fraco desempenho que o gerenciamento de projetos vem apresentado no Brasil e no mundo. Há um grande desperdício de prazo e custo além de má qualidade nas entregas que estão comprometendo os resultados tanto dos projetos como das organizações envolvidas. Ao que parece, as boas práticas de gerenciamento de projetos como estão sendo aplicadas e praticadas não estão surtindo efeito. Pior que isso, estão provocando efeito contrário. Além de não contribuírem em nada para o bom gerenciamento de projetos ainda estão provocando desperdícios, prejuízos e danos irreparáveis em organizações de todos os portes.

Um dos fatores que venho observando há tempos e que vem sendo alvo de críticas de muitos profissionais envolvidos é a burocratização e o engessamento que muitas metodologias provocam no ambiente de gerenciamento de projetos. Isso eu atribuo aos vários anos onde organizações e profissionais tentaram implementar TODO o conjunto de melhores práticas, tanto baseadas nos conceitos Watefall como as derivadas do PMBOK®, quanto as moldadas pelos conceitos Agile. E fizeram e ainda fazem isso indistintamente, não tomando o menor cuidado quanto aos diferentes tipos e portes de projetos. Também não dão a mínima para a diversidade dos ambientes organizacionais envolvidos.

Simplificar para sobreviver

Por isso venho falando insistentemente da importância de se promover a simplificação da gestão de projetos em busca do sucesso e de melhores resultados. Caso contrário nem os PMO’s, nem as metodologias e, em alguns casos, nem as organizações, sobreviverão.

Isso se dá pela importância que o gerenciamento de projetos vem tomando nas organizações. Eles estão se tornando definitivamente uma ferramenta estratégica de realização de objetivos, através da gestão de portfólios. Por isso, é muito importante entender o que cada projeto representa na estratégia de sua organização e mais ainda o significado de sucesso, que como abordei no post “Gestão de Projetos – Simplificar para sobreviver”, vai muito além da mera entrega do escopo definido, com a qualidade esperada, no prazo e no custo estipulados. Na verdade, o sucesso está na entrega do resultado de negócio que ao final, somando-se a outros resultados irá compor o objetivo estratégico da organização.

Mas vamos então abordar os erros mais comuns em gestão de projetos. Esses erros foram apontados em diferentes pesquisas pelos próprios profissionais e principais interessados. Vamos ver também sugestões de como evita-los em benefícios dos bons resultados.

WBS, User Stories ou Sprints: quebrando o projeto em partes menores

Por incrível que pareça, a falta de organização e critério para subdividir o projeto ainda é um tema pouco explorado. Isso facilitaria sua gestão, a delegação de responsabilidades, a priorização da execução e a produção de partes funcionais. Os habituados com os conceitos waterfall ouviram desde sempre que uma boa estrutura analítica do projeto (EAP) ou Work Breakdown Strutcture (WBS) deveria ser a base de todo o planejamento. Mesmo levando em consideração o planejamento em ondas sucessivas ou a elaboração progressiva do projeto, a quebra do trabalho é muito importante para que o nível adequando de responsabilidade possa ser atribuído à equipe do projeto. Em alguns casos, antes mesmo de se quebrar o projeto em entregas menores, deveria se pensar em nível executivo em se quebrar um mega projeto em projetos menores. Grandes projetos podem causar estresse desnecessário na equipe por parecerem além de sua capacidade.

Falha no gerenciamento de pessoas

Muito gerente de projetos infelizmente ainda acha que gerenciar pessoas é controlar todos os passos. Também consideram que o sequenciamento de tarefas que ele mesmo definiu deve ser seguida à risca e cegamente por todos. Isso já não funcionava na época em que os recursos obedeciam a uma estrutura rígida e que os gerentes de projetos eram também gerentes funcionais hierarquicamente superiores. Com a mistura de gerações presente em todos os segmentos e com a quebra das fronteiras departamentais isso mudou. O gerente de projetos experiente precisa se envolver cada vez menos com detalhes de escopo, cronograma e requisitos técnicos. Precisa se dedicar à gestão de pessoas, que são os recursos alocados ao projeto justamente por entenderem do produto. São eles que possuem as competências necessárias para se auto organizarem em suas tarefas para cumprir com os objetivos do projeto.

É preciso liberar tempo do gerente de projetos para que execute a nobre e indispensável função de gerenciar pessoas. Para isso aconselho se livrarem das EAP’s indecifráveis e dos cronogramas quilométricos. Uma boa gestão dos marcos e entregas intermediárias e um bom programa de delegação funcionam muito bem. Pratique o empoderanento dos recursos para que se gerenciarem em suas funções.

Falta de controle das mudanças

Uma das críticas dos defensores de metodologias ágeis aos seguidores dos métodos waterfall é a falta de flexibilidade quanto à incorporação de novas funcionalidades e soluções em projetos geridos sob as metodologias ditas tradicionais, uma vez que TODO projeto é definido no planejamento. Isso não é verdade, pois há dois mecanismos definidos dentro do waterfall e plenamente difundido por literaturas como o PMBOK®. O primeiro é o planejamento em ondas sucessivas, incluídos mais detalhes no projeto a medida que novas informações são obtidas. O segundo é o Gerenciamento Integrada de Mudanças, que promove a inserção controlada de alterações no produto ou execução do projeto, em relação ao que havia sido aprovado no plano.

É papel do gerente do projeto influenciar as fontes de mudanças para que apenas as mudanças estritamente necessárias sejam incluídas. Também é sua função controlar rigidamente a aprovação e execução das alterações. É importante fazer com que todas saibam dos impactos na execução do projeto e nos resultados de negócio.

Falta de priorização dos projetos e tarefas

Uma boa gestão de portfólio resolveria isso, mas raramente as organizações valorizam essa atividade, tentando fazer tudo ao mesmo tempo. Tente perguntar a um executivo o que é mais importante de se fazer primeiro. A resposta com certeza será TUDO. Mas como se diz popularmente, “Quando tudo é prioridade nada é prioritário”.

Já foi tema de estudo comprovado pela teoria da corrente crítica que realizar tarefas simultaneamente através da subdivisão de tempo provoca na verdade um atraso, pois cada uma delas levará mais tempo para ser executada do que se fossem realizadas sequencialmente. Além disso, como mencionei em meu artigo “Mindfullness: Preste atenção no que está fazendo!”, a concentração e o foco nas atividades cotidianas com as que vemos na execução de um projeto, são extremamente importantes para a eficiência e, consequentemente, para os bons resultados.

Assim, é muito importante que o gerente de projetos desenvolva habilidades de negociação, para que prazos mais adequados sejam firmados. Isso possibilita que a equipe dedique seus esforços naquilo que realmente é prioritário.

Falha na comunicação pode ser a fonte de muitos outros erros

Apontada por várias pesquisas como sendo a falha das falhas. O descuido com a comunicação acaba desencadeando uma série de consequências impactantes para o projeto e para os resultados. Uma pesquisa do PMI da série Pulse of the Profession ressaltou que metade do desperdício na gestão de projetos são resultantes de falhas na comunicação.

O gerente de projetos que busca gerenciar melhor as pessoas, faz isso através de uma boa comunicação. Com ela é possível promover um ambiente de bem-estar entre os participantes e confiabilidade entre os stakeholders. Isso irá colaborar para a redução de falhas como as listadas aqui nesse artigo.

Alguns elementos são fundamentais para uma boa comunicação e são abordados em meu e-Book “Os 5 fatores de uma comunicação eficaz em projetos”. São eles:

  • Conhecer os stakeholders
  • Estabelecer relacionamento – Networking
  • Promover o engajamento
  • Aprovar modelos e conteúdos
  • Estabelecer calendário

Baixe gratuitamente e aproveite as dicas pera melhorar a comunicação em seus projetos.

E-book

Muitos erros ainda são e serão cometidos no contexto da gestão de projetos, afinal de contas somos humanos e a complexidade dos projetos e organizações propicia as falhas. Mas pelo menos os erros mais comuns em gestão de projetos poderiam ser evitados. Basta para isso o correto uso das boas práticas, metodologias mais bem adaptadas e adoção de uma gestão mais colaborativa.

Você tem observado a incidência desses erros comuns em seu ambiente de trabalho? Como você e sua organização estão lidando com as falhas para que elas não atrapalhem o bom andamento dos projetos e a conquista dos resultados?

Contribua com seu comentário para ampliarmos a discussão sobre esse assunto

Bons Projetos!

Paulo Mei (www.paulomei.com.br)

Esse texto foi baseado no post original Cuidado para não cometer esses 5 erros na gestão de projetos)

 

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